Cuatro reglas de cajón 

Como ya hemos advertido en varias ocasiones, en un escenario de desaceleración económica, mayores trabas comerciales y alza de algunos de los componentes asociados al viaje de empresa,  las compañías van a tener que redoblar los esfuerzos para gestionar de la forma más óptima posible, los recursos destinados a la partida de viajes. A diferencia de lo que pueda parecer a primera lectura, cuando hablamos de recursos nos estamos refiriendo tanto a los recursos económicos como principalmente a los humanos, que constituyen el principal “ingrediente” de toda relación comercial.
 
Hecha esta afirmación, la pregunta que debemos formularnos a continuación es si existen algunas reglas básicas para mejorar la productividad de nuestros equipos cuando se desplazan por motivos de negocio. Lógicamente se trata de una pregunta retórica. Ahí van algunas reglas a considerar:
 
1.    La primera de las reglas a tener en cuenta es la de la necesidad del viaje: Sin un propósito claro es preferible evitar un viaje.
 
Las empresa va a tener un ahorro evidente y el empleado va a evitar pérdidas de tiempo que podría haber dedicado a otras actividades; en definitiva, doble ahorro para la empresa.
 
2.    Esta primera regla se ve desarrollada por una segunda norma: En el caso de estar clara la necesidad de viajar y siempre que sea posible, es recomendable organizar más de una reunión por viaje.
 
Aunque parezca una recomendación de pura lógica, dado que agrupar en un único desplazamiento varias reuniones nos permitirá generar economía de escalas (al reducir gastos redundantes), hay estudios como el elaborado por CWT a partir de más de 10.000 encuestas, que acreditan que un viaje con una única reunión provoca un resultado insatisfactorio mayor (el 19% de las veces) que aquéllos que incluyen varias visitas o encuentros comerciales.
 
Según ese mismo estudio, como regla general, cada reunión adicional reduce las posibilidades de que el viaje sea insatisfactorio en un 10%.
 
3.    Para que la segunda regla genere sus frutos y podamos considerar oportuno y satisfactorio el desplazamiento, no obstante, es preciso que se den algunas otras circunstancias. Ahí va la tercera regla: Prevea y organice sus reuniones y viajes con tiempo.
 
Por regla general es recomendable que el número de visitas a realizar a clientes, por ejemplo, esté prevista a un año vista y a partir de ahí por lapsos de tiempo menores (meses o semanas).  La previsión es también un buena manera de facilitarnos la eventual agrupación de visitas y rutas.
 
Además de la anticipación, resulta fundamental tener claros los objetivos del viaje. Si el objetivo no está claro, volvemos a la primera de las reglas: es preferible descartar el viaje.
 
Y finalmente, cuando el objetivo del viaje está claro y lo tenemos previsto con antelación suficiente, ya sólo nos quedará preparar la visita o reunión, incluida la estimación del tiempo que vamos a dedicar a la misma. Hay que evitar en la medida de lo posible la improvisación.
 
4.    La cuarta regla básica es igualmente una norma de sentido común: La productividad debe considerarse un factor corrector del ahorro.
 
El viaje no únicamente tiene por finalidad cumplir determinados objetivos, sino que debe considerarse tiempo de trabajo, en el que el empleado puede continuar siendo productivo. Cuando las condiciones que la empresa ofrece al viajero para desplazarse por motivos de trabajo dificultan que éste lo haga de modo adecuado para los objetivos previstos, o impide que pueda seguir trabajando o le priva del descanso cuando corresponde (lo que denominamos estrés o fricción, derivados del medio de transporte, horarios, conexiones, ubicación del alojamiento, etc. ), es altamente probable que el resultado del viaje sea insatisfactorio y el rendimiento del trabajador sea menor. El resultado es un coste oculto que la empresa debería contabilizar y que en buena lógica debería corregir, para evitar que la implementación de supuestas medidas de ahorro tengan al final el efecto contrario del que se proponían. ¿Enviaría Usted a medio empleado a una reunión?
 
El viaje de negocio tiene una naturaleza anti-cíclica y va a continuar siendo una de las palancas de crecimiento de las empresas y de la economía en general. La capacidad de generar crédito es un elemento clave en toda relación comercial y si el viaje y la reunión presencial contribuyen a ello, es aconsejable que las empresas no dejen espacios vacíos que puedan ocupar sus competidores. ¿Es improbable que en estos momentos sus clientes sean visitados por su competencia? ¿Qué efectos tendrá a largo plazo una política competidora que optimice la relación con su cliente?
 
Dotarse de una política de viajes adecuada y evitar perder de vista ciertas normas básicas es fundamental para gestionar de modo inteligente los recursos disponibles, asegurarnos presencia en el mercado y reforzar la relación con nuestro mayor activo, el cliente.
Marcel Forns (c) GEBTA 2019

 

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