Erradicación de los gastos ocultos: la gran oportunidad para la empresa viajera


Como ya habíamos pronosticado a finales del 2017,
el ejercicio 2019 anticipa algunas sombras para la actividad empresarial y el crecimiento económico asociado al comercio internacional, que empresas y TMCs deberán tomarse muy en serio, a la hora de enfocar la política de viajes en el corto y medio plazo, si pretenden mantener los niveles de eficiencia registrados hasta la fecha.
 
La ralentización de la economía mundial, la tensión comercial, que ejerce de acelerador del menor crecimiento global, y la tendencia al alza de los precios de los servicios (aéreo y de alojamiento básicamente) en buena parte de las áreas geográficas, y de modo particular en aquellos mercados a los que se desplazan principalmente las empresas españolas, constituyen factores críticos cuyos efectos sobre los resultados de los viajes de negocio van a hacerse notar.
 
Pese a este escenario, caracterizado por el menor crecimiento mundial, mayores barreras comerciales y costes a la alza, es un hecho que las empresas españolas no van a dejar de viajar y los datos disponibles a fecha de hoy confirman la tendencia de las corporaciones a mantener la dinámica viajera, por necesidad e inercia. Pero a la vez que la tónica viajera sigue en niveles parecidos a ejercicios anteriores, en un entorno de costes al alza y menor retorno de la inversión, también es previsible que las corporaciones incrementen la presión para contener los costes y maximizar el ROI de la partida de viajes.
 
Llegados a este punto, son dos los drivers que las TMCs y las empresas deberían considerar de modo preferente para optimizar la inversión en viajes de negocio. El primer driver a tener en cuenta es el acceso a la tecnología y soluciones para acceder a todo el inventario de los proveedores; un inventario cada vez más fragmentado, menos transparente y más volátil, por efecto de la intervención de elementos como la irrupción del NDC y la consiguiente voladura del principio del full content, o el cambio de las políticas tarifarias en el ámbito del alojamiento, cada vez más orientado al dynamic pricing, entre otros. El acceso a la totalidad del inventario es una premisa básica para poder tener acceso a las mejores tarifas lógicas, y por consiguiente para la contención de los costes directos del viaje.
 
El segundo gran driver, no menos importante, debiera ser la gestión de los costes ocultos directos e indirectos. Es justamente en este apartado donde las TMCs y las empresas disponen de mayor recorrido para conseguir una mayor contención del gasto, dadas las limitaciones existentes en materia de negociación de tarifas con todo el portafolio de proveedores, por efecto del desequilibrio de las partes negociadoras, o por la simple inercia alcista del mercado.
 
Ambas opciones, la integración de la totalidad del inventario y la reducción de los costes ocultos, ponen indefectiblemente en el centro del tablero a la tecnología y la digitalización.
 
Según un reciente informe elaborado por Captio, el 72% de las empresas no controlaría correctamente el cumplimiento de sus políticas de gastos de viaje, ya sea porque estarían dejando en manos de los empleados la política de gastos, o bien porque dependerían de procesos manuales (el 49% de las empresas), al carecer de programas de gestiónespecíficos. Y es que como recoge el Informe de Tendencias de la Gestión de Gastos publicado por Captio, los problemas asociados a una gestión manual van mucho más allá de la falta de control o una visibilidad inadecuada del gasto; la gestión manual se asocia igualmente a largos plazos de reembolso a los empleados, mayor posibilidad de fraude y elevados costes de procesamiento.
Todos estos elementos constituyen per se factores que tienden a incrementar el coste final de la partida de viajes y un ejemplo claro de lo que denominamos costes ocultos, cuya erradicación debería convertirse en uno de los principales objetivos de las corporaciones, en aras a mejorar el ROI del viaje.
 
Con el objeto de advertir sobre el impacto sobre la partida de viajes, y a título de referencia es conveniente recordar el alcance de algunos de los costes ocultos más frecuentes:
 
  • Coste medio de gestión de una nota de gastos – más de 50 euros de media por nota gestionada de modo manual, y 48 € adicionales por cada nota rectificada (1 de cada 5).
  • Coste de no aplicación/ejecución de la política de viajes – una buena política de viajes puede suponer un ahorro de hasta el 20% en término de costes directos
  • Fraude en liquidación de gastos – el fraude interno por trabajador es de 690 euros (media del 13% aproximadamente del gasto liquidado por los empleados, según el informe de CAPTIO)
  • Pérdida de posibles ventajas fiscales como deducción de gastos de viajes (en caso de pérdida de justificantes o de la hoja de gastos) en el IS, o deducción del IVA  soportado …

 

Si bien este punto resulta difícil de medir en términos económicos, además, un proceso manual e ineficiente de gestión del gasto de viajes tiende a redundar negativamente en el compromiso del empleado con su empresa y en la misma disponibilidad para seguir viajando. A este respecto cabe recordar que en España el 23% de los empleados tienen problemas de liquidez durante el proceso de reclamación del gasto y que un 29% manifiesta tener la sensación de que su empresa se aprovecha económicamente de ellos, obteniendo una ventaja financiera a su costa.
 
Por fortuna, una parte significativa de las compañías españolas es consciente de la necesidad de eliminar prácticas y procesos ineficientes, e implementar soluciones más automatizadas. En este sentido, un 23% de las empresas tendría previsto cambiar en el corto/medio plazo a una solución web para la gestión de gastos o variar de proveedor, con el mismo objeto. Simplificar el proceso de gestión de gastos para los empleados y supervisores es la primera razón por la que las empresas encuestadas se plantean el cambio de modelo, siendo significativo el hecho de que más de tres cuartas partes habrían previsto hacerlo en menos de un año, muchos de ellos de la mano de su agencia de viajes especializada, que ejerce una labor destacada en el acompañamiento en la identificación de soluciones y la implementación de modelos de gestión más eficientes.
 
A la vista de los datos aportados arriba y del escenario global que hemos descrito, es obvio que de la rápida y acertada puesta en marcha de programas más automatizados dependerá, no sólo la mayor contención del gasto, sino la capacidad de mantener la dinámica viajera de las compañías españolas -la intensidad y frecuencia del viaje- y con ello, las oportunidades de continuar generando negocio en los distintos mercados en los que decidamos estar presentes.
 
Marcel Forns © GEBTA 2019

 

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