Hemos oído hablar mil veces de políticas de viaje cuando se trata de gestionar viajes de negocios, pero ¿Qué significa exactamente este término? Nos atrevemos con una pequeña definición “La política de viajes de una empresa es un conjunto de reglas que permite a las organizaciones gestionar, controlar y optimizar la partida de viajes de negocios, sin comprometer la seguridad, la comodidad ni el trabajo de los viajeros de negocios”.

¿Podemos dibujar el escenario en que se mueven las empresas en relación con las políticas de viaje? Vamos a intentarlo a través de varios post. Dibujar estos escenarios suele ser una buena forma de mirarnos nosotros en el espejo.

¿Quiénes toman decisiones en las empresas sobre viajes y políticas de viaje?

1. Siguiendo un estudio de Global Business Travel Association sobre este tama, realizado en 2011 con 330 travel managers europeos, las decisiones sobre viajes se toman mayoritariamente en el departamento de compras de las empresas (36%). Esta es la tendencia imperante, con un crecimiento de 7 puntos, respecto al año anterior.

2. El director financiero y el departamento contable toman decisiones sobre viajes y políticas en el 21% de los casos, tendencia también al alza, con 6 puntos más que en el año 2010.

3. Por el contrario, las direcciones generales ceden protagonismo en la toma de decisiones sobre viajes y políticas, pasando su influencia del 16% en 2010 al 10%, en 2011.

¿Cómo se aplican las políticas de viaje en las organizaciones?

Para revisar las respuestas a esta pregunta hay que tener en cuenta, que la encuesta recoge las opiniones de los travel manager vinculados a empresas medianas y grandes así como multinacionales.

1. 50% de las empresas definen su política de viajes como una simple recomendación para los viajeros.

2. El 47% de los travel manager (7 puntos más que en el año anterior) presenta su política como un conjunto de reglas de obligatorio cumplimiento para los viajeros. Mayor obligatoriedad implica mayor control del gasto.

3. Sorprendentemente un 2% de las empresas participantes en el estudio indicaron que pese a contar con un travel manager responsable de la gestión de viajes, no tenían ningún tipo de política de viajes. En este punto se nota un fuerte decrecimiento, ya que en el año 2010, el porcentaje de empresas sin política definida llegaba al 10%. Deducimos por lo tanto, una reacción rápida de las empresas para ganar en control sobre la partida presupuestaria, ajustando las reglas de s.

¿Los viajeros de empresa respetan las políticas de viaje marcadas por sus organizaciones?

Las cifras nos indican que cuanto más grande es la cuenta de viajes, más estricto es el cumplimiento de ésta. La horquilla bascula entre el 82% de cumplimiento de política en organizaciones con presupuestos de más de 10 millones de euros en viajes anuales, al 69% en empresas con cuentas por debajo del millón de euros.

Las reglas que más se respetan son las que tienen relación con el transporte aéreo (76%), o el tren (73%). Los cumplimientos de política se debilitan sin embargo en el caso de reservas hoteleras o coches de alquiler. ¿La razón? En el primer caso la falta de paridad de tarifas según canales y la fuerte competencia en precios del sector, que pone en manos de los viajeros de empresa, tarifas optimizadas respecto a las corporativas; en el segundo caso prevalece en muchas ocasiones el gusto personal de los conductores.

¿Qué ocurre en las empresas con los viajeros que incumplen la política de viajes?

Las empresas cada vez son menos tolerantes con los viajeros que toman decisiones personales en materia de viajes.

1. En el año 2010, un incumplimiento de política equivalía mayoritariamente a una llamada al orden o amonestación al viajero (64%). En el 2011 esta tendencia decreció 7 puntos.

2. La posibilidad de no reembolsar gastos que han sido realizados por los viajeros fuera de política, comienza a ser una tendencia al alza. Si en 2010 un 14% de las empresas justificaban estas actuaciones, en 2011 llegamos hasta el 21%.

3. En el año 2010, el 20% de las empresas declararon que no hacían nada ante casos de incumplimiento de política, simplemente se aceptaba. El ajuste a la política ha llegado para quedarse y este año, sólo el 13% de las organizaciones trabajan con estas pautas de tolerancia.

4. Sorprendentemente el 4% de las organizaciones encuestadas, indicaron que no hacían ningún tipo de seguimiento sobre este tema, por lo tanto difícilmente ponían medidas en casos de incumplimiento.

Un tema, éste, de las políticas de viaje, que sin duda da para mucho. Habrá que retomarlo.

(c) GEBTA, Alicia Estrada, 2011.

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