Pese a que las políticas de viaje de las empresas españolas de los últimos años se han caracterizado de forma mayoritaria por una estricta gestión de los gastos directos, hay todavía algunas prácticas extendidas de modo generalizado que conviene poner de manifiesto, en la medida en la que están lastrando la capacidad de las corporaciones de optimizar el presupuesto de viajes.

Esta consideración resulta particularmente oportuna en estos momentos, dado que como venimos indicando desde finales del año 2017, el actual contexto económico va a exigir a las empresas redoblar sus esfuerzos en la gestión eficiente de la cuenta de viajes, si aspiran a mantener el ROI en los niveles que se ha movido de media estos últimos cinco años.

Aunque en términos generales existe poco margen para que las empresas centren su esfuerzo en recortar los costes directos y nuestra principal recomendación en el actual escenario es que se concentren en la gestión de los costes ocultos (directos e indirectos) que se generan a lo largo de todo el proceso de los viajes de negocio (costes habitualmente asociados a la ineficiencia de los mismos procesos, de la falta de digitalización de muchas de las transacciones, o simplemente de unas políticas deficientes), sorprendentemente las compañías españolas disponen todavía de un cierto recorrido en un gasto directo, que por diversos motivos convendría no pasar por alto: los bonos full credit en el alquiler de vehículos.

1. La principal razón por la que es preciso acometer una revisión en las políticas de viajes radica en el hecho de que carece de toda lógica aplicar criterios de ahorro y productividad en la totalidad de los servicios de viaje (aéreo, tren, hotel …), y mantener de forma generalizada una política de «cheque en blanco» para la reserva de coche de alquiler. Porque en definitiva, el full credit no deja de ser un «cheque en blanco» o el equivalente de la «barra libre», cuyo coste finalmente acabará pagando la empresa.

2. Al margen de criterios de gestión, existen también potentes razones legales que desaconsejan la comercialización de los bonos full credit. Al tratarse de un producto de precio incierto, al margen de la escalada de costes que puede suponer, es habitual que con el bono full credit vayan asociados sobrecostes que afloran con posterioridad a la finalización del servicio (sanciones y multas, cargos por desperfectos, etc.), que no sólo vendrían a incrementar de nuevo el precio final del mismo, sino que pueden generar incumplimientos fiscales y con ello sanciones, derivadas  del deber de comunicación por el Reglamento de facturación y el SII (Suministro Inmediato de Información del IVA), si como sucede a menudo se incumplen los plazos establecidos legalmente. Ese supuesto resulta más frecuente de lo que sería deseable, en particular cuando la prestación del servicio la realizan franquicias de los proveedores habituales.

Productos como el bono full credit no dejan de ser una anomalía, una excepción por cuanto prácticamente no existen fuera de España, y sin embargo probablemente constituyen el principal producto que se comercializa en nuestro mercado, para el segmento corporativo, ya sea por pura comodidad, desidia o desconocimiento de las muchas opciones y alternativas que ofrece el mercado.

Hay pues todavía un cierto recorrido para optimizar la cuenta de viajes y convendría no perder de vista la conveniencia de ponerse a hacer los deberes, con el objeto de poder acometer mejor un escenario en el que la desaceleración de la economía y las tensiones comerciales y arancelarias van a exigir mayores esfuerzos por parte de las empresas.

La revisión de las políticas de contratación en alquiler de vehículos constituyen pues una rara oportunidad que sería necio despreciar.

Marcel Forns (c) GEBTA 2019

 

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