Sin perjuicio de mantener el foco en el control del gasto, las empresas deben integrar en la política de viajes variables capaces de incrementar la productividad de los viajeros durante sus desplazamientos de negocio.
Hay margen para mejorar la productividad en los viajes de negocio. Esta es, como advertíamos hace ya un año, una de las principales conclusiones del «II  Estudio sobre Hábitos y Tendencias de los viajes de negocio en España (2013)», desarrollado conjuntamente por GEBTA y Vueling: más del 25% de los viajeros considera que si su empresa mejorase las condiciones en las que vuela, se incrementaría su rendimiento.
Desde un punto de vista de gestión, el esfuerzo de contención del gasto en viajes de negocio en España es más que evidente y muy positivo: las empresas españolas han intensificado el número y frecuencia de los viajes, han ampliado los mercados a los que se dirigen, manteniéndose no obstante por debajo del volumen de gasto existente en 2007. Paralelamente a esta circunstancia (más viajes y mas lejos, a menor coste),  las exportaciones españolas no han dejado de crecer como consecuencia, también, de la mayor intensidad viajera (factor causalidad viajes/exportaciones).
Desde el punto de vista del viajero, sin embargo, estos factores (foco en el gasto e incremento de los viajes) vienen a coincidir con un escenario caracterizado por la concentración del número de viajeros por empresa, como resultado de la destrucción de empleo y de la desaparición de tejido empresarial. La consecuencia, como también se desprende del estudio, es que esos mismos viajeros estén soportando un mayor estrés o fricción derivados de la mayor frecuencia y duración de los desplazamientos, así como de la rigidez de las políticas de viajes.
La reducción de dicho estrés no debe ser considerada únicamente desde el punto de vista de la responsabilidad de la empresa respecto de sus empleados (duty of care), sino a la vez desde un punto de vista estratégico y de gestión de costes, porque en una parte significativa de los casos el estrés está directamente vinculado con ineficiencias que generan pérdidas de tiempo y que suponen un coste oculto para las empresas. Según un reciente estudio de CWT, el tiempo medio perdido por viaje viene a suponer un coste equivalente a 662 US $.
Si el tiempo perdido es el tiempo de desplazamiento durante el cual el viajero no puede trabajar o descansar, está claro que la empresa debería incorporar a su política de viajes elementos para procurar minimizar dicho coste oculto.
De acuerdo con el estudio llevado a cabo por GEBTA y Vueling, los viajeros corporativos identifican su capacidad de mejorar la productividad durante el viaje, con la existencia de factores que les permitan disponer de un entorno adecuado para el trabajo y el descanso allí donde se encuentren en cada momento. Los elementos que el viajero de empresa relaciona mayoritariamente con el entorno adecuado para el trabajo, que a título descriptivo denominaremos el «workcenter», están directamente vinculados con el espacio (espacio adecuado para trabajar y que garantice una cierta confidencialidad), y la gestión del tiempo (horarios adecuados, flexibilidad y agilidad).
Si nos ceñimos al transporte aéreo, el conjunto de los elementos identificados en la tabla, suelen ser a su vez elementos que a priori encarecen el precio del billete. Sin embargo, es evidente que todos ellos constituyen elementos favorecedores de una mejor gestión del tiempo, que a su vez tienden a minimizar el estrés inherente a los viajes, y que a priori contribuyen a una mejora de la productividad.
Un reciente estudio elaborado por GEBTA (“Relación entre ahorro y productividad en las reservas de aéreo en los viajes de empresa” 2013), ha analizado si, desde un punto de vista económico, resulta rentable asumir el incremento de coste que implican dichas mejoras, en aras a una mayor productividad. O dicho en otras palabras, ¿cuáles son los costes ocultos que estamos asumiendo cuando dejamos de favorecer la productividad de nuestros viajeros en desplazamiento de negocios?
Los resultados  del estudio confirman la importancia de que la empresa incorpore en sus variables de cálculo, el concepto coste/hora de los viajeros desplazados, con el objeto de evaluar, si el importe resultante de ahorrar en ergonomía y condiciones óptimas para el trabajo (workcenter), es superior al coste/empresa que se genera por el tiempo perdido (las horas no trabajadas) del viajero.
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Conforme al estudio llevado a cabo por GEBTA, en un 22% de los casos analizados, de media, resulta más rentable pagar una tarifa más completa, que el ahorro que se obtendría reservando la tarifa más económica. Según el nivel retributivo del viajero y la ruta, este indicador puede llegar a más del 78%.

Así pues, en términos de productividad, en un porcentaje relevante de los casos, el diferencial del ahorro que puede conseguirse reservando en las clases más económicas es inferior al coste/hora del viajero. Si las condiciones del transporte de ese viajero no van a permitirle trabajar, la empresa estará perdiendo más dinero del que ha podido ahorrarse.
En ocasiones, lo barato sale caro.
(c) GEBTA, Marcel Forns. 2014

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