Empeñados en la carrera del ahorro en viajes de empresa, hemos visto en los Post anteriores y con los números del mercado de business travel en Francia, las dificultades para trabajar en esta línea: alta desagregación de servicios, gran número de gastos desintermediados y por lo tanto  dificultad para auditar los cumplimientos de política de viajes.  

Aún nos quedan más descubiertos por dónde nuestro control de costes se nos desparrama. Nos referimos al alto coste que las empresas pagan por la tramitación de facturas y notas de gastos de los viajeros que organizan sus viajes y desplazamientos de manera no gestionada. ¿Alguna de sus empresas está imputando estos costes a los viajes de negocios? 
Siguiendo un estudio de Concurpara el mercado americano en relación al coste de gestión de notas de gasto, tendríamos que sumar a la gestión manual de cada nota de gastos, la cifra promedio de 25,89 dólares. ¿Gestionar una nota de gastos nos cuesta 26 dólares? ¡Sí! Parece una suma alta pero piense en el tiempo y las personas que intervienen, desde el propio viajero a quien aprueba la nota, quien la contabiliza, responsables administrativos, auditores etc.  

 

En una época en que los distintos departamentos de las empresas se encuentran ahogados por los recortes y la optimización de gastos, por qué desatender oportunidades como éstas. ¿Cuántas notas y facturas vinculadas a viajes de negocios gestiona su empresa? Haga una simple multiplicación, recortando incluso el coste de la gestión si 26 dólares le parece excesivo y considere la cifra resultante.

 

Agregar gastos, centralizar en la medida de lo razonable las compras, privilegiar a los proveedores con acuerdos, son prácticas comunes para muchos travel managers. Mucho más lejos de nuestra realidad se encuentra el uso de herramientas de gestión de gastos, tan habituales en mercados vecinos como Francia. Sólo el 7% de los responsables de compras de viajes (Dato tomado de Meet-in, abril 2012) indicaron que usarían esta herramienta para conseguir mejoras en los cumplimientos de la política de viajes.  

 

Los programas gestores de notas de gastos forman parte también del portfolio de productos que una agencia especializada puede ofrecer a sus clientes corporativos. Quizás es el momento de valorarlos.

 

 (c) GEBTA. Alicia Estrada

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